Как устроены профессиональные архивохранилища?

02.12.2022 | Служба новостей Росфирм

В современном мире все больше компаний стараются делегировать сложные задачи подрядчикам. В частности очень часто им доверяют хранение документов.

Безусловно, архив можно разместить и у себя в офисе. Но такое решение требует учитывать несколько важных моментов:

• вам нужно будет выделить для этого помещение, которое соответствует ряду требований — оно должно быть прохладным, сухим (но не слишком), темным, желательно совсем без окон, оборудованным специальной мебелью и т.д.;
• важно нужно будет назначить ответственного за архив сотрудника, который должен как минимум пройти обучение азам профессии архивиста, чтобы делать все правильно;
• рано или поздно место для хранения закончится, и придется думать, что делать с этим дальше.

Именно из-за этих сложностей, услуги по профессиональному хранению документов становятся все более и более популярными. Рассказываем, как это устроено.

Что собой представляет современное хранилище?

Такие хранилища обычно открывают компании, которые оказывают другим фирмам и предприятиям архивные услуги. Это настоящие специалисты своего дела, поэтому они отлично знают, каким должно быть помещение для размещения документов.

Обычно это специально построенные или полностью переоборудованные промышленные площади, снабженные современными системами пожаротушения, пожарной и охранной сигнализации, климат-контроля, контроля освещения и чистоты, а также металлическими стеллажами, картонными коробами и папками для размещения бумаг.

Для защиты данных в них предусмотрена система кодирования, которая дополнительно защищает содержимое от доступа посторонних.

Перед попаданием в хранилище, все документы проходят полную и качественную архивную обработку, а значит, они хранятся в идеальном порядке.

Если вам потребуются какие-то бумаги, вы сможете получить их оригиналы лично или с помощью курьера, их копии — по электронной почте или факсу, а также приехать в хранилище и поработать с ними в специально оборудованных для этого комнатах.

Что нужно сделать, чтобы сдать бумаги на внеофисное хранение?

Одно из основных преимуществ внеофисного хранения заключается в том, что вам не нужно делать ничего. Все заботы по созданию и обработке архива специалисты возьмут на себя. При необходимости они проведут архивную обработку документов, примут все на хранение, аккуратно доставят до места, а все то, что не подлежит сбережению, будет профессионально, в строгом соответствии с требованиями закона, уничтожено.

Все, что требуется от вас — принять решение, обратиться в компанию, которая оказывает такие услуги и которой вы доверяете и подписать договор на те сервисы, которые вам необходимы.

Предыдущая | Следующая